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Outil collaboratif agile ou traditionnel . Pourquoi choisir? Passer à une solution de gestion de projet hybride.

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04/11/2020

La palette des outils de pilotage de projets


Les outils de pilotage de projets se structurent aujourd’hui en 3 types de solutions :

  • Les outils collaboratifs
  • Les outils agiles
  • Les outils de gestion de projets

Les outils collaboratifs


Les outils collaboratifs sont très ‘user friendly’, ils s’utilisent très facilement et permettent de partager des tâches ou todolist entre les différents acteurs d’un projet. Nombreuses sont les offres sur le marché. Il peut donc être difficile de faire son choix. De plus, chacune des solutions bénéficient d’un marketing produit attractif et bien pensé. Mais que vous permettent réellement ces outils ? Certes très efficaces au quotidien pour se répartir des tâches (chacun sait ce qu’il a à faire), de nombreux outils se révèlent être de vraies catastrophe lorsqu’il s’agit de construire une vision à plus long terme. Vais-je tenir mes délais de livraisons ? Quel va être l’atterrissage budgétaire de mon projet ? Quels risques comportent mon projet ? Toutes ces interrogations et tâches quotidiennes se compliquent encore plus lorsque l’on est responsable et que l’on doit piloter un portefeuille de 50 projets et que l’on doit rendre des comptes. Certains chefs de projet doivent alors rapidement remettre en route Excel pour construire une consolidation. Vous l’avez compris, beaucoup de solutions collaboratives sur le marché se destinent donc à une équipe isolée qui veut s’organiser à court terme.

Les outils agiles


Les outils agiles sont parfaits pour développer des solutions en mode itératif en impliquant le client final. Ils se révèlent très efficaces et évitent ce long processus d’avoir à tout spécifier avant de lancer les développements. En cas d’erreur, celle-ci est identifiée rapidement et on peut corriger le tir pour fournir une solution qui est adaptée au client final. Certains outils résument l’agilité à un tableau à 3 colonnes

  • A faire
  • En cours
  • Terminé

Lorsque l’on parle d’agilité on parle de Scrum et de Kanban et parfois d’un mixe des deux. On va parler également de ‘story’ et ‘d’epic’.
Agilité ne veut pas dire « ne pas savoir où l’on va » mais le découvrir au fur et à mesure. Il est impératif de connaître ses objectifs et sa trajectoire pour arriver à bon port. Le métier doit définir et acter ces éléments avant de démarrer. Pas question d'opérer dans le vide et de faire et défaire jusqu’à trouver la bonne solution. On va alors lotir (définir) le travail à réaliser et concevoir une roadmap à suivre pour livrer une solution aboutie dans un temps raisonnable. La notion de lotissement et de roadmap n’est malheureusement pas monnaie courante dans les outils agiles. Elle est pourtant indispensable pour suivre les objectifs définis en début de projet.
L’agilité implique un principe fondateur : avoir des ressources dédiées au projet. Dans les organisations c’est rarement le cas, on a toujours des experts qui sont transverses et partagés sur plusieurs projets. Un plan de charge peut alors être nécessaire lorsque l’on gère un portefeuille de ressources. L’outil agile, même s’il est plus complet que l’outil collaboratif va avoir les mêmes travers que ce dernier. Il ne va pas permettre de gérer des budgets ou encore des risques. Pourtant un projet agile va faire appel à des prestataires, va avoir besoin de payer des factures. Là encore, le budget du projet Agile va se gérer dans Excel sans possibilité de les consolider dans un portefeuille multi-projets. Le ‘scrum de scrum’ ou ‘scrum à l’échelle’ a vu apparaître les dépendances entre projets agiles, rendant parfois des simples solutions agiles incapable de répondre à cette problématique. Les solutions les plus performantes vont alors intégrer un moteur de planification avec une vue planning ou gantt pour répondre à cette problématique de dépendance, de prédécesseur et d’anticipation.

Les outils de gestion de projets


Les outils de gestion de projets traditionnels existent depuis longtemps. Fort de leur développement, ils permettent aujourd’hui une expertise claire et complète des informations. La planification, les budgets pluri-annuels, l’allocation des ressources et la gestion des risques sont la base de ces outils. Qui plus est, ils sont en mesure de consolider des projets dans un portefeuille et proposent des rapports sur mesure.
Malheureusement, les fonctionnalités embarquées ont complexifié leurs interfaces. Le job d’un chef de projets nécessite une formation solide. La difficulté de ces solutions n’est pas les fonctionnalités proposées mais le manque de fédération autour de ces solutions dans une même entreprise. Les experts en gestion de projets prêts à les maintenir ne sont plus légion. Et ces outils ne sont plus utilisés pour une gestion opérationnelle, ils servent souvent à faire un rapport consolidé au management. Les chefs de projets ont du mal à comprendre qu’il faut utiliser des outils si complexes pour consolider les données. En dehors du rapport mensuel les projets sont pilotés opérationnellement dans PowerPoint, Excel et une Todolist. L’arrivée de l’agilité et des outils collaboratifs, avec leurs interfaces simples, n’ont pas contribués à leur donner une image positive. On ne demande plus aux outils de pouvoir piloter un planning complexe ou de savoir à quel budget va atterrir le projet en fin d’année. Ce n’est plus dans leur cahier des charges. On leur demande maintenant d’être sexy et d’être ‘user friendly’. Comme peuvent l’être les applications présentent sur nos smartphones. Cette tendance aux “beaux tableaux” à conduit à une faible maîtrise des projets complexes que pouvaient offrir ces outils performants. Les outils de gestion de projets techniques mais efficace ont dû laisser la place à des solutions qui ont su prendre le virage de l’agilité et du collaboratif.
Agile, collaboratif, gestion de projet. Chacun de ces outils s’appuie sur un besoin tout en négligeant les autres. Mais existe t -il des offres complètes et fiables ? La réponse est oui, avec le modèle hybride.

Une quatrième alternative fédératrice voit le jour : Les outils hybrides


Le monde n’est malheureusement pas manichéen. Le blanc et le noir ne sont pas les seules couleurs pour représenter les solutions de gestion de projets. Il y a une palette de gris qui permet de s’adapter à la complexité des organisations. De fait, une organisation est en mesure de :

  • Gérer des projets simples et des projets complexes
  • Gérer des projets agiles ou des projets en cascades
  • Avoir des équipes dédiées par projet ou des ressources partagées

Nous l’avons vu, il est dangereux de penser que l’on va pouvoir gérer tous ces projets en mode agile. Certains chef de projets en ont fait les frais avec de nombreux projets ayant pris du retard ou ayant dus être annulés (parfois les deux). Le portefeuille d’une entreprise est un mix de projets collaboratifs simples, de projets agiles et de projets traditionnel (en cascade). Le point commun de ces projets c’est :

  • leurs budgets
  • leurs ressources
  • leurs risques
  • leurs roadmaps

Toutes ces informations doivent continuer à se consolider dans un portefeuille de projets fournissant une vision globale à l’organisation. Cela permet un suivi et un pilotage en adéquation avec les objectifs de l’entreprise.
Les outils offrants ce type de fonctionnalités sont dénommés “hybrides”.
L’hybride ne s’applique pas qu’au voiture pour répondre à des besoins écologique. C’est la nouvelle génération d’outil avec une interface simple, répondant aussi bien au pilotage opérationnel des projets en cascades que des projets agiles en mode collaboratif. L’hybride intègre toutes les fonctionnalités dont la direction générale des entreprises a besoin pour répondre à ses enjeux de flexibilité, de digitalisation et de visibilité face aux objectifs complexes qui les attends dans un monde où le télétravail se développe de plus en plus. Le pilotage des organisations en mode hybride n’est plus une option, c’est un ‘must have’.

FoxPlan passe à l’Hybride


FoxPlan s’est engagé à devenir leader du pilotage hybride. Editeur de solution de gestion de projet, FoxPlan a investi de nombreuses heures auprès de ses clients pour comprendre et développer une solution répondant à leurs besoins.
Grâce à une R&D active, FoxPlan a mis au point une solution avec une interface simple et ergonomique permettant aux chefs de projet et scrums master de profils diverses de gérer dans un même portefeuille des projets traditionnels en cascade, en mode agile, de simple tâches collaboratives ou un mixes. La solution s’adosse à un moteur complet permet aux organisations de garder une visibilité complète sur leurs roadmaps, leurs budgets, leurs risques ou encore le plan de charge de leurs ressources. Piloter un portefeuille de projets n’a jamais été aussi complet et facile qu’avec le mode Hybride de la solution FoxPlan
FoxPlan vous présentera sa nouvelle version Hybride en décembre 2020. Stay tuned ! .
FoxPlan, éditeur de solution de gestion de projets est à l’écoute de votre besoin. La solution FoxPlan est une solution construite avec passion et expertise, une interface simple et lisible pour l’organisation. Fox Plan : La solution pour la réussite de vos projets. En attendant la nouvelle version, essayez dès maintenant FoxPlan, en vous inscrivant gratuitement !


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