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Comment gérer votre portefeuille de projets en période de pandémie

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16 Mars 2020

Dans le contexte sanitaire actuel, le télétravail est de mise.


Les outils collaboratifs ont été déployés et les process de travail adaptés. Par exemple, les réunions se déroulent aujourd’hui à distance. Toutefois, la visioconférence est-elle la seule clé de succès pour continuer à avoir des projets réussis ? Et si la réussite des projets en période de pandémie était liée à l’autonomie !


Télétravail et visioconférence : les limites de la réunion à distance


Les équipes de votre entreprise ne sont pas forcément moins efficaces lorsqu’elles sont en télétravail. Néanmoins il est nécessaire de mettre en place une organisation adaptée. Parmi les outils à déployer, les solutions de visioconférence demeurent un indispensable. Elles permettent de conserver un lien social entre les collaborateurs et de maintenir des échanges réguliers pour avancer sur les dossiers. Toutefois la visioconférence a ses limites.
En effet, avec un management rapproché (présentiel), les entreprises peuvent se permettre d’avoir un pilotage de projets défaillant et des objectifs flous. La présence physique permettant de réajuster et de corriger les problématiques rapidement.
En télétravail cela ne fonctionne plus.
Les entreprises aujourd’hui qui pallient aux problématiques liées au distanciel, sont celles qui ont développé l’autonomie de leurs collaborateurs.


Télétravail et autonomie : la clé pour le pilotage de projet


Pour certains, être autonome signifie être laissé seul. Or, lorsque l’on évoque le pilotage de projet, l'autonomie passe par une définition claire :
- Des objectifs métiers
- Des échéances principales
- Des moyens associés (budget / ressource)
- Des contributeurs

Le sponsor et le chef de projet sont les garants de l'autonomie et de l’efficacité de ses équipes.
Chaque élément clé du projet doit être défini mais il doit également s’inscrire dans une feuille de route que le responsable du projet va élaborer, valider et suivre. Les instances de suivi de projet doivent être clairement mises en place (Comité de pilotage, comité projet, …) et ce, y compris en télétravail.
Pour répondre à ce besoin, il existe un certain nombre d’outils mis en place dans les entreprises. Ensemble découvrons quelle solution mettre en place pour le pilotage de projet.


Les outils adaptés à la gestion de projets


Les limites d’Excel pour le pilotage de projets


De nombreuses entreprises ont fait le choix de créer des fichiers Excel pour suivre leurs projets mais cette pratique a ses limites. En effet, en choisissant de gérer les informations du projet dans un fichier XLS, les entreprises prennent le risque de se retrouver avec des fichiers complexes et difficiles à maintenir dans le temps. La pratique d’Excel est adaptée pour un projet unique et centralisé et à la main d’une seule personne.
Lorsque l’on parle du pilotage d’un portefeuille de projets avec des contributeurs en télétravail, il est impératif d’organiser les données sur une plateforme de pilotage de projet.


Les bénéfices d’une solution dédiée au pilotage de projet ?


Déployer une solution de pilotage de projet au sein d’une organisation va non seulement donner une vision claire de la feuille de route des projets avec leurs échéances principales mais également donner une vision du budget de chaque projet (prévisionnel, consommé, à venir et atterrissage) et de la charge des ressources.
En télétravail l’activité, le stress, la surcharge ou la sous-charge des équipes est difficile à estimer. Dans les organisations transverses, les ressources sont partagées sur plusieurs projets. Les chefs de projets se demandent souvent comment mesurer la contribution sur chaque projet. En période de pandémie, comme la crise sanitaire actuelle, il n’a jamais été aussi important d’avoir un plan de charge des ressources sur les différents projets. Le plan de charge sur un portefeuille de projets n’est possible qu’avec un outil adapté. Un outil permettant d’affecter des ressources sur des tâches. A ne pas confondre avec une simple TO DO LIST. Ici il s’agit de suivre la durée et la charge d’une tâche. Inutile de piloter les ressources à l’heure. Il faut piloter les activités qui durent au minimum un jour; ou même de façon plus intéressante, les activités qui durent une semaine. L’autonomie dans le pilotage des activités est également importante, il faut donner de la visibilité sur les activités à réaliser sur une journée ou une semaine, le détail des heures est sous la responsabilité de la ressource, cela n’a aucune valeur ajoutée de l’afficher dans un planning.
L’autonomie n’est possible que si l’organisation et son management ont une vision au niveau portefeuille de l’exécution des projets. Ce plan doit rester à jour en quasi-temps réel. Les ressources doivent piloter leur activité dans l’outil de suivi. Ici plus besoin d’un outil de reporting et d’un outil de suivi. Ce sont les mêmes outils.


En résumé :


Avec un outil de gestion de portefeuille, le management peut suivre la réalisation des objectifs et réagir en temps réel pour ajuster le projet. Les points de management ne sont plus utilisés pour collecter de l’information sur les projets, mais pour les analyser avec le chef de projet et les ajuster. Un bon pilotage permet de développer la confiance de ses collaborateurs et de donner de l’autonomie dont les équipes ont besoin pour prendre des initiatives et être plus efficaces.
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