Fox Plan – Solution de gestion de projets

Comment choisir votre outil de gestion de projets ?

18 Novembre 2020

Toutes les solutions sont les mêmes


Lorsque l’on fait des recherches sur Internet, on tombe sur de nombreuses solutions de gestion de projet. Elles se ressemblent toutes. Mais quelle est la solution adaptée à votre organisation ? Comment puis-je faire la différence entre toutes ces solutions.

Définissez vos objectifs


A quoi va vous servir votre solution de gestion de projets ? Cette réponse va probablement être fonction de la taille de votre organisation, du nombre de ressources qu’implique vos projets et de la complexité de votre pilotage d’entreprise. Vos objectifs vont se répartir selon les thématiques suivants :

  • Liste de projet ou portefeuille de projet ?
  • Comment pilotez-vous vos ressources ?
  • Souhaitez-vous piloter le coût de vos projets ?
  • Une solution évolutive est-elle souhaitable ?
  • La solution doit-elle s’intégrer au reste de mon système d’information ?
  • Quel mode de pilotage pour vos projets ? Traditionnel ou agile ?
  • Quelle est la clé du choix d’une solution ?

Liste de projet ou portefeuille de projet ?


Une liste de projets va fonctionner pour un petit nombre de projets (inférieur à 10). Elle vous permettra d’avoir une vision individuelle de chaque projet. Au-delà de 10 projets, vous aurez besoin d’un portefeuille de projets affichant des vues consolidées de vos livrables, vos ressources et de vos budgets par exemple. Même si vous en avez un grand nombre, ce type d’outil vous fournira une vision consolidée de l’avancement de vos projets et rendra les projets plus faciles à piloter.

Comment pilotez-vous vos ressources ?


Le pilotage des ressources est un sujet complexe qui génère un nombre important de données . La feuille EXCEL de gestion de la charge atteint rapidement ses limites. La gestion du planifié et le réalisé ne peuvent pas être improvisés. Si vos équipes fonctionnent en mode Agile, vous devriez avoir des équipes dédiées sur une période donnée. Cela rend le pilotage des ressources beaucoup plus simple. Malheureusement, dans les organisations, les ressources sont rarement dédiées et il faut partager des experts entre équipes. Dans les organisations matricielles, la gestion des ressources devient un travail à temps plein si l’on veut s’assurer que les projets seront livrés en temps et en heure. Avoir une bonne vision de la charge consolidée de ses ressources est une chose importante, si vos ressources sont surchargées ça ne fonctionnera pas, si vos ressources ne sont pas bien réparties sur les projets vous allez perdre en efficacité. Dans ce cas, seul un logiciel de gestion projet intégré et équipé d’un solide mode de gestion de ressource pourra vous aider.

Souhaitez-vous piloter le coût de vos projets ?


Il est toujours bon de savoir où on en est côté budget. C’est rapidement le nerf de la guerre. Sauf peut-être chez les Gafas qui ont des budgets larges par projet mais pour tous les autres c’est le cas. Le budget d’un projet ce n’est pas seulement le montant final que l’on va débourser sur un projet en fin d’année. En fonction de l’organisation, cela peut être plusieurs choses :

  • Le prévisionnel ou le réalisé
  • L’amortissable ou le non amortissable
  • Le budget de l’année en cours ou du pluriannuels

Orientez-vous vers le système le plus souple qui vous permettra de faire évoluer votre pilotage budgétaire en configurant votre système.

La solution doit-elle s’intégrer au reste de mon système d’information ?


Dans les grosses organisations, une intégration avec un système comptable est souhaitable pour remonter les coûts de ses projets, ou faire redescendre les factures de ses fournisseurs dans les projets. Lorsque l’on adresse des projets de client présent dans son CRM, on voudra intégrer la gestion de projet et le CRM pour faciliter la facturation de ses clients ou partager l’avancement de ses projets avec ses commerciaux. Attention cependant, les intégrations entre deux systèmes ne sont pas faciles à définir d’un point de vue fonctionnel. Quelles sont les règles de gestion à mettre en place lors d’une intégration ? La partie technique ne sera que le résultat de la définition fonctionnelle. Lors de l’implémentation d’un nouveau système, il est souhaitable de commencer à faire l’intégration manuelle à l’aide par exemple des imports/exports. Cela permet de bien comprendre comment les systèmes interagissent et les règles de gestion à mettre en place. Après 6 mois de traitement manuel vous aurez une vision claire de l’intégration de vos systèmes et vous serez en mesure de mettre en place une intégration efficace avec des règles métiers adaptées.

Quel mode de pilotage pour vos projets ? Traditionnel ou agile ?


Votre organisation fonctionne-t-elle avec un pilotage de projet en mode traditionnel (planning en cascade) ou en mode agile (scrum ou kanban) ou finalement un peu des deux. Même si la tendance est à l’agilité, il y a de nombreux projets qui doivent toujours être réalisés en mode traditionnel. Dans le cadre d’un portefeuille de projet, il devra consolider les différents types de projet que vous aurez à piloter (traditionnel + agile).
Pour plus d’info sur cette partie veuillez consulter notre article suivant

Quelle est la clé du choix d’une solution ?


Une solution de gestion de projet n’est intéressante que si elle est utilisée par vos équipes. Dans le processus de choix de votre solution, impliquez des représentants de chaque équipe pour recueillir leurs impressions. Les impliquer en amont du choix de la solution va rendre l’adoption plus facile ensuite. Pour une bonne adoption il est important que les chefs de projet ou scrum master se sentent à l'aise avec le logiciel choisi. Ce choix est fonction de la culture d’entreprise, le choix ne pourra donc pas être fait par un externe. Organisez une session de présentation workshop sur la solution, un spécialiste de la solution présente et les acteurs de l’entreprise font et évaluent la solution (ne lâchez pas les testeurs de la solution sur la solution sans encadrement).

Attention, les chefs de projet ou les scrum masters n’ont pas toujours la vision stratégique de l’entreprise, il sera important que quelqu’un représentant le management et ayant une vision stratégique du pilotage du portefeuille de projet puisse porter les objectifs d’entreprise dans le choix de l’outil (pilotage budgétaire, pilotage des objectifs, pilotage des ressources, maîtrise des risques, …). De même, quels rapports d’entreprise vont être nécessaires pour piloter mon portefeuille de projet (dashboard, outil décisionnel, …)

Une solution au service de l’entreprise


Au final, la solution est au service de l’entreprise et doit l’aider à remplir ses objectifs. Pour cela, la solution pilotage de votre portefeuille de projets doit :

  • Donner de la visibilité à l’organisation tout entière sur l’attente des objectifs de son portefeuille de projets
  • Indiquer les ressources humaines et financières consommées par les projets
  • Être ergonomie et facile d’utilisation pour que chacun puisse l’adopter et l’utiliser au quotidien

FoxPlan une solution complète d’entreprise


FoxPlan est un acteur majeur du pilotage de solution d’entreprise. Éditeur de solution de gestion de projets, FoxPlan a investi de nombreuses heures auprès de ses clients pour comprendre et développer une solution répondant à leurs besoins.

Grâce à une R&D active, FoxPlan a mis au point une solution avec une interface simple et ergonomique permettant aux chefs de projets et scrums master de profils divers de gérer dans un même portefeuille des projets traditionnels en cascade, en mode agile, de simples tâches collaboratives ou un mixes. Piloter un portefeuille de projets n’a jamais été aussi complet et facile qu’avec FoxPlan.
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